Wie funktioniert die Back-Populate-Funktion im Klaviyo?

Wenn du einen neuen Flow im Klaviyo anlegst, ist es grundsätzlich erstmal so, dass deine User erst ab dem Zeitpunkt dort reinlaufen, an dem du die erste Mail auf manuell oder live gestellt hast.

Um Profile auch rückwirkend zu deinem Flow hinzuzufügen, gibt es im Klaviyo aber ein sogenanntes Back-Populate-Feature.

Dieses ist vor allem dann spannend, wenn du:

• einen WinBack-Flow anlegst und bspw. auch alle bestehenden Kontakte dort drin haben möchtest
• eine Nachschub-Flow angelegt hast und die Kontakte der letzten Wochen noch dazu nehmen möchtest
• deinen Sunset-Flow finalisiert hast und dann natürlich auch nochmal alle da reinholen möchtest, die sich bereits in deinem Unengaged-Segment befinden (ansonsten würden nur neue Unengaged-User durch den Flow laufen)
• eine weitere E-Mail zu einen bestehenden Flow hinzugefügt hast UND möchtest, dass Profile, die den Flow schon beendet haben, diese Mail noch erhalten

Wo es nicht so viel Sinn macht: 

• Bei Flows bei denen es zeitkritisch ist, dass die Mails rausgehen (AddedToCart, Checkout-Abbrecher,…). Hier macht es selten Sinn, dass diese Mails noch rausgehen auch wenn der Abbruch ggbfs. schon ein paar Tage her ist.
• Wenn du eine weitere E-Mail zu einem bestehenden Flow hinzugefügt hast und nur User diese E-Mail bekommen sollen, die sich auch noch im Flow befinden

Was musst du tun, um das Back-Populate zu nutzen?

1. Gehe in deinen Flow und dort über Manage Flow auf Back Populate
   
2. Bei Flows, die auf einer Metrik (Placed Order, Checkout Started,…) basieren, bestätige hier „Back-Populate Flow“
   
   Im Anschluss werden alle Abonnenten in Relation zu dem Zeitpunkt „eingeordnet“ zu dem sie die auslösende Aktion durchtgeführt haben.

   Heißt: Hast du bspw. einen Flow, der auf Placed Order basiert und 25 Tage nach dem Kauf die erste Mail raussendet, werden alle Käufer der letzten 25 Tage auf die Warteposition für diese Mail gesetzt. Jemand, der vor 24Tagen eine Bestellung ausgelöst hat, muss dann nur noch einen Tag warten, bis er die erste Mail erhält. Jemand der erst gestern bestellt hat, muss 24 Tage warten, bis die erste Mail rausgeht. Hat jemand vor über 26 Tagen bestellt, erhält er die erste Mail nicht mehr, sondern wird – falls vorhanden – als wartend für die Folgemails hinterlegt. Hat jemand vor über 25 Tagen eine Bestellung platziert und es gibt keine Mails mehr über diese 25 Tage hinaus, dann wird diese Person nicht in den Flow aufgenommen. Der einzige Weg, um an sie zu senden, besteht darin, ein Segment zu erstellen, das diese Gruppe anspricht, und ihnen eine Kampagne zu senden.

3. Bei Flows, die auf einer Liste oder einem Segment basieren, hast du zwei Optionen des „Zurücksetzens“
   1. Relativ zu dem Zeitpunkt, an dem sie zur Liste hinzugefügt wurden (Ähnlich dem Metrik-triggert Flow werden Empfänger an verschiedenen Punkten in den Flow eingefügt, abhängig davon, wann sie deiner Liste oder deinem Segment beigetreten sind)
   2. Oder relativ zu dem Zeitpunkt, an dem du den Back-Populate Button drückst (Wenn du Empfänger basierend auf dem Zeitpunkt des Back-Populating planst, behandelt dies die Empfänger so, als ob sie gerade erst deiner Liste oder deinem Segment beigetreten sind. Sie beginnen ganz am Anfang des Flows und durchlaufen ihn Schritt für Schritt, genau wie jeder andere Empfänger.)
      

Was gibt es beim Back-Populate zu beachten?

• User können immer nur entsprechend der Zeitleiste über das Back-Populate-Feature hinzugeholt werden
• Die Back-Populate-Funktion steht nur bei Flows zur Verfügung, die durch eine Metrik (Placed Order, Started Checkout, …) oder eine Liste oder ein Segment ausgelöst werden. Für Price-Drop- und Geburtstags-Flows ist dies nicht möglich.
• Flow-Filter werden bei jedem Schritt des Flows während des Back-Populating überprüft, ähnlich wie bei einem Profil, das sich normalerweise durch einen Flow bewegt. Die einzige Ausnahme hiervon ist der Filter „Überspringe jeden, der zu einem Zeitpunkt in diesem Flow war“. Dieser Filter wird nur geprüft, wenn jemand den Flow betritt

Was passiert beim Back-Populating wenn ich Trigger- oder Conditional Splits im Flow hab? 

Wenn du einen Flow mit Back-Populating ausstattest, der Splits enthält (d. h. einen Conditional- oder Trigger-Split), wird Klaviyo erneut auswerten, welchem Pfad ein Flow-Empfänger angehört.

Was muss ich tun, wenn ich meinem Flow eine weitere Nachricht anhänge und möchte, dass alle bisherigen Kontakte diese ebenfalls erhalten? 

In diesem Fall musst du das Back-Populate nutzen, um bestehende Kontakte wieder in den Flow zu holen. Ansonsten verlassen alle Empfänger den Flow nach der letzten Mail. Wenn du nur die Profile mit der neuen E-Mail erreichen möchtest, die sich gerade auch noch im Flow befinden, dann brauchst du das Back-Populate an der Stelle nicht.

Heißt:

• Wenn sich ein User noch in deinem Flow befindet und du eine neue E-Mail anfügst, erhält der User diese Mail ganz normal entsprechend der Abfolge, ohne dass du ein Back-Populating durchführst
• Wenn ein User den Flow bereits verlassen hast, musst du das Back-Populate nutzen, wenn du möchtest, dass dieser User die neue Mail noch erhält (Wichtig zu wissen hier: Der User erhält die Mail nur, wenn er noch in das Zeitfenster passt. Heißt: Soll deine neue Mail bspw. 30 Tage nach der auslösenden Aktion rausgehen, muss der User innerhalb der letzten 30 Tage diese Aktion ausgeführt haben. War die Aktion schon 31 Tage her, erhält er die Mail nicht mehr – Ausnahme bei List/Segment-triggert Flows, die du so zurückgesetzt hast, als wären sie gerade erst zur Liste/zum Segment hinzugefügt worden).

Was passiert, wenn ich Zeiten innerhalb des Flows ändere UND das Back-Populate nutze? 

Wenn du Zeiten in einem Flow änderst und das Back-Populate-Feature nutzt, werden alle User „neu“ eingeordnet. Wer als bisher bspw. auf der Warteposition für eine Mail nach drei Tagen stand, wird beim Back-Populate für die Mail „eingeordnet“, die dann nach 3 Tagen rausgehen soll und läuft danach ganz normal weiter durch den Flow. Falls dabei Mail #2 jetzt Mail #4 geworden ist (und der User Mail #2 schon erhalten hat), bekommt er diese Mail nicht erneut (Regel ist hier: Hat ein User die Mail im Flow bereits erhalten, erhält er sie nicht nochmal, egal, wie häufig du den Back-Populate Button drückst. Möchtest du, dass der User diese Mail erneut bekommt – weil du bspw. den kompletten Aufbau geändert hast – dann musst du die Mail duplizieren, so dass sie wie eine neue Mail behandelt wird).